Vor dem Antrag sollten Gläubiger und Vertreter der Gemeinde dieselben Identifikationsdaten verwenden. Dazu gehören Katastralgemeinde, Einlagezahl, Grundstücksnummer, Eigentümer, aktuelle Nutzung und die konkrete Forderung. Bei mehreren Grundstücken ist jede Liegenschaft einzeln zu behandeln.
Die behördliche Erklärung gehört mit ihrem vollständigen Inhalt in die Akte. Aus dem Antrag sollte erkennbar sein, ob sie den gesamten Vermögensbestandteil, einen Teil davon oder eine bestimmte Nutzung betrifft. Unklare Sammelbezeichnungen erschweren die Prüfung, ob der Zugriff gerade jene öffentlichen Interessen beeinträchtigen würde, die § 15 EO schützt.
Diese Ordnung ist eine praktische Vorbereitung. Sie schafft keine zusätzliche gesetzliche Formvorgabe. Sie verhindert aber, dass Eigentümer, Grundbuchsobjekt, Nutzung und behördliche Aussage im Verfahren miteinander vermischt werden.