Jede Person, die selbst als gemeinsamer Bieter auftreten soll, muss im Termin eindeutig bezeichnet werden. Tritt eine Person für andere auf, handelt es sich zusätzlich um eine Vertretungsfrage. § 85 Abs 5 EO verlangt für Vertreter grundsätzlich öffentliche Urkunden oder eine öffentlich beglaubigte Vollmacht.
Bei einer Bietergemeinschaft darf deshalb nicht offenbleiben, ob eine Person im eigenen Namen mitbietet oder nur für weitere Personen handelt. Bieterblatt, Ausweise und Vollmachten müssen dieselbe Zuordnung ergeben. Bei einer Gesellschaft kommen Nachweise über ihre Vertretung hinzu.
Die interne Absprache, wer im Gerichtssaal spricht, ändert die Bieterstellung nicht automatisch. Vor dem Termin sollte schriftlich feststehen, welche Personen selbst Bieter sind, wer nur als Vertreter auftritt und für wen ein Vertreter das Gebot abgibt.